Sistem Informasi Manajemen Eb Laudon fourteenth edition : Chapter 3 Information Systems, Organization and Strategy (Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi)

Information Systems, Organization and Strategy
(Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi)

A.   Fitur organisasi yang dibutuhkan oleh manajemen dan sistem informasi teknologi

1.      Hubungan Organisasi dengan Sistem Informasi dan Teknologi

 

 

            Hubungan Organisasi dengan Sistem Informasi sangat berpengaruh satu dengan yang lainnya. Terbukti, Sistem Informasi sangat berguna bagi manajer dalam  meningkatkan nilai dari perusahaan. Dalam waktu yang bersamaan, perusahaan atau organisasi juga harus mengerti dan mampu menyesuaikan adanya perkembangan teknologi dan sistem informasi, agar mampu menyelaraskan dengan lingkungan secara global.

Interaksi diantara Organisasi dengan Sistem Informasi dan Teknolgi berjalan secara komplex dan dua arah yakni secara timbal balik. Hubungan dua arah yang terjadi ini ditengahi oleh berbagai faktor, diantaranya keputusan yang diambil maupun tidak diambil oleh manajemen.  Faktor – faktor mediasi yang termasuk antara lain ; lingkungan, budaya, struktur, politik, proses bisnis dan keputusan manajemen. Hal ini terjadi tak lain hanya untuk mencapai tujuan manajemen yakni transparansi sistem informasi dan efektifitas perusahaan.  

2.      Organisasi

Organisasi adalah struktur formal yang stabil yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Definisi teknis Organisasi secara mikroekonomi memiliki tiga fokus yakni, “ input – Proses produksi – output”. Input yang dimaksudkan yakni capital / modal, dan labor / manusia yang berasal dari lingkungan. Organisasi sebagai wadah untuk melakukan proses produksi untuk menghasilkan output yang fungsinya untuk dikonsumsi oleh lingkungan sekitar.Setiap organisasi mempunyai sudut pandang dan ciri – ciri yang berbeda seperti mempunyai struktur yang jelas, memiliki rutinitas dan proses bisnis.

Organisasi biasanya juga mempunyai faktor – faktor yang mempengaruhi ciri – ciri dan sudut pandang organisasinya seperti; lingkungan, budaya dan politiknya sendiri. Faktor lainnya termasuk proses bisnisnya, tujuan, pilihan, dan gaya kepemimpinan. Seluruh faktor  ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan organisasi.

3.      Fitur Organisasi

Semua organisasi modern memiliki karakteristik tertentu, yang biasanya diseuaikan dengan sudut pandang dan tujuan organisasi. Sehingga, visi dan misi organisasi terbentuk dengan jelas. Mereka adalah birokrasi dengan divisi yang jelas dari tenaga kerja dan spesialisasi. Fitur organisasi juga diperlukan sebagai alat untuk memberikan informasi terkait organisasi. Organisasi mengatur spesialis dalam hirarki kewenangan di mana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan wewenang terbatas pada tindakan spesifik yang diatur oleh aturan abstrak atau prosedur yang telah ditetapkan. Beberapa fitur organisasi secara umum antara lain sebagai berikut ;

a.      Rutinitas dan Proses Bisnis

Semua organisasi, termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien dari waktu ke waktu karena individu dalam perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa. Rutinitas-kadang disebut prosedur operasi standar-yang tepat aturan, prosedur, dan praktik yang telah dikembangkan untuk mengatasi hampir semua situasi yang diharapkan. Sebagai karyawan belajar rutinitas ini, mereka menjadi sangat produktif dan efisien, dan perusahaan ini mampu mengurangi biaya dari waktu ke waktu sebagai meningkatkan efisiensi.

b.      Politik Organisasi

Orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan spesialisasi yang berbeda, kekhawatiran, dan perspektif. Akibatnya, mereka secara alami memiliki divergen sudut pandang tentang bagaimana sumber daya, imbalan, dan hukuman harus didistribusikan. Perbedaan perbedaan ini penting untuk kedua manajer dan karyawan, dan mereka menghasilkan perjuangan politik untuk sumber daya, persaingan, dan konflik dalam setiap organisasi. Resistensi politik adalah salah satu kesulitan besar membawa tentang organisasi perubahan-terutama perkembangan informasi baru sistem.

c.       Budaya Organisasi

Semua organisasi memiliki batuan dasar, tak tergoyahkan, tidak diragukan lagi (oleh anggota) asumsi yang mendefinisikan tujuan dan produk mereka. Organisatoris budaya meliputi set asumsi tentang apa produk organisasi harus menghasilkan, bagaimana harus menghasilkan mereka, di mana, dan untuk siapa. Umumnya, ini asumsi budaya yang diambil benar-benar untuk diberikan dan jarang diumumkan secara terbuka atau berbicara tentang. Proses bisnis-yang Cara aktual perusahaan bisnis menghasilkan nilai-biasanya berlindung di budaya organisasi.

d.      Lingkungan Organisasi

Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungan dan memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menganggap perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak atas lingkungan mereka.

Organisasi berada dalam lingkungan dimana mereka menarik sumber daya dan yang mereka memasok barang dan jasa. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Di satu sisi, organisasi terbuka untuk, dan tergantung pada, lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka.

e.       Struktur Organisasi

Organisasi semua memiliki struktur atau bentuk. Jenis sistem informasi yang Anda temukan di bisnis perusahaan-dan alam dari masalah dengan sistem-sering mencerminkan jenis organisasi struktur.

f.       Fitur Organisasi Lainnya

Organisasi memiliki tujuan dan menggunakan cara-cara yang berbeda untuk mencapai mereka. Organisasi juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki konstituen yang berbeda, beberapa manfaat terutama klien mereka anggota, orang lain manfaat, pemegang saham, atau publik. Sifat kepemimpinan sangat berbeda dari satu organisasi lain-beberapa organisasi mungkin lebih demokratis atau otoriter daripada yang lain. Cara lain organisasi berbeda adalah dengan tugas yang mereka melakukan dan teknologi yang mereka gunakan.

B.  Pengaruh Sistem Informasi dan Teknologi terhadap Organisasi

          

 

            Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang berinterkasi dan saling mempengaruhi. Selain itu, Sistem informasi juga terhubung dengan struktur, budaya, proses bisnis organisasi. Sistem baru dapat mengacaukan pola kerja dan hubungan kekuatan yang telah mapan, sehingga sering ada kejanggalan yang cukup besar dari organisasi ketika sistem tersebut diperkenalkan. Hubungan yang rumit diantara sistem informasi, kinerja organisasi dan pembuatan keputusan harus dikelola dengan cermat. Terdapat beberapa pengaruh sebagai efek dari adanya Sistem Informasi dan Teknolgi diantaranya yakni ;

1.      Pengaruh Ekonomi

            Dapat dilihat dari sudut pandang ekonomi, IT akan merubah biaya relatif dari beberapa komponen sistem. Seperti, memanfaatkan Sistem Informasi dan teknologi pada  produksi yang mana dapat memberikan pengehematan biaya produksi.Mulanya produksi dilakukan secara tradisional atau manual yang memberikan beban gaji pekerja, dan beban lainnya. Sehingga dapat mengurangi biaya, dan produktifitas mejadi lebih efektif dan efiseiensi waktu dan biaya.

2.      Pengaruh terhadap Organisasi dan Lingkungan

            Semakin berkembangnya zaman memberikan perubahan secra meningkat akan Sistem Informasi dan teknolgi, hal ini juga akan berdampak pada organisasi diamanapun. Seperti pemanfaatan sistem infomasi dan teknolgi, memberikan efek terhadap lingkungan dan organisasi diantaranya; pemerataan organisasi yang mana mengurangi beberapa divisi fungsi dengan teknologi, organisasi post industri yang mana organisasi ada berdasarkan keahlian, kemampuan sdm. Sehingga, untuk pekerjaan yang tidak terlalu membutuhkan keahlian diserahkan dengan memanfaatkan teknologi. Dan perlunya memahami seberapa baik kekuatan organisasi dalam menghadapi perkembangan zaman, sehingga perlu adanya inovasi  yang sesuai agar tidak bergeser dengan perkembangan zaman.

3.      Internet dan organisasi

            Internet sangat berguna bagi organisasi atau perusahaan, dalam hal menjalin hubungan dengan beberapa perusahaaan diluar organisasi, dan tak jarang pula mempermudah untuk berkomunikasi dengan orang – orang didalam organisasi tersebut. Selain mempermudah komunikasi interneet juga mempermudah organisasi untuk memberikan informasi kepada pihak luar yang ingin mengetahui lebih juah tentang suatu organisasi lewat website. Banyak hal yang di dapatkan dengan memanfaatkan Internet seperti mengirim data ataupun menyimpan data, sehingga mempermudah akses organisai dalam menjalankan proses bisnis.

4.      Implikasi desain dan Pemahaman Sistem Informasi

            Untuk menyampaikan manfaat yang sesungguhnya dari sistem informasi dan teknlogi dalam organisasi, perlunya pemahaman yang meyeluruh tentang organisasi dan meyelaraskan dengan sistem informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merencanakan sistem informasi yang akan digunakan antara lain ;

ü  Lingkungan dari organisasi berdasarkan fungsi

ü  Struktur organisasi

ü  Budaya dan politik organisasi

ü  Tipe organisasi dan gaya kepemimpinan

ü  Nilai dari perusahaan yang tercermin dari sistem dan perilaku pekerja dalam memanfaatkan sistem informasi.

ü  Jenis tugas, pengambilan keputusan, dan proses bisnis.

C.  Penggunaan Sistem Informasi dalam Meningkatkan Keunggulan Kompetitif

    

                 Sistem Informasi dan teknologi memiliki berbagai manfaat diantaranya yakni mempermudah dalam meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi agar mampu menyeimbangkan diri di pasar global. Diantaranya, terdapat beberapa hal yang perlu diketahui antara lain sebagai berikut.

1.      Model Peningkatan Kompetitif Porter

 

 

Model ini memberikan pandangan umum dari perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan Hidup Perusahaan. Model Porter adalah semua tentang lingkungan bisnis perusahaan secara umum. Dalam model ini, lima aspek kompetitif membentuk nasib perusahaan, yaitu:

a.       Pesaing Tradisional

b.      Peserta Pasar Baru

c.       Substitusi produk dan jasa

d.      Pelanggan

e.       Pemasok

Sistem informasi membantu perusahaan bersaing dengan mempertahankan harga yang rendah, membedakan barang dan jasa, berfokus pada peluang pasar, memperkuat hubungan dengan pelanggan dan pemasok, meningkatkan batasan entri pasar dengan tingkat operasional yang sangat baik.

2.      Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif

Terdapat empat strategi generik, yang mana sering digunakan dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi, yaitu:

1.      Pemimpin pasar dengan harga rendah

2.      Diferensiasi produk

3.      Fokus peluang pasar

4.      Menjalin Hubungan pelanggan dan pemasok

3.      Dampak Internet pada Keunggulan Kompetitif

Karena internet, keunggulan kompetitif tradisional masih bekerja, tetapi pesaingan kompetitif menjadi semakin ketat (Porter, 201). Teknologi internet didasarkan pada standar universal yang setiap perusahaan dapat menggunakan, membuat mudah bagi saingan untuk bersaing pada harga saja dan untuk pesaing baru untuk masuk pasar. Karena informasi ini tersedia untuk semua orang, Internet menimbulkan daya tawar pelanggan, yang dapat dengan cepat menemukan penerbangan termurah penyedia di Web.

Tetapi, berlawanan dengan penilaian negatif Porter, Internet juga menciptakan kesempatan baru untuk membangun merek dan membangun dasar pelanggan yang sangat besar dan setia yang bersedia membayar premium terhadap merk tersebut, contohnya Yahoo!, eBay, BlueNile, Red Envelope, Overstock.com, Amazon.com, Google, dan masih banyak lagi. Dan juga, bersamaan dengan seluruh inisiatif bisnis yang dimungkinkan oleh TI, beberapa perusahaan jauh lebih baik dalam menggunakan Internet dibandingkan perusahaan lainnya, yang menciptakan kesempatan strategis baru untuk perusahaan yang berhasil.

4.      Model Rantai Nilai Bisnis (Value Chain Model)

 

Model rantai nilai menyoroti kegiatan tertentu dalam bisnis, dimana strategi kompetitif dan sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat. Model ini memandang perusahaan sebagai serangkaian aktivitas utama dan pendukung yang menambahkan nilai pada barang dan jasa perusahaan.

Aktivitas utama terkait secara langsung dengan produksi dan distribusi, sementara aktivitas pendukung, memungkinkan pengiriman aktivitas utama. Rantai nilai perusahaan terhubung ke rantai nilai pemasok, distributor, dan pelanggannya. Rantai nilai terdiri atas sistem informasi yang meningkatkan kompetisi pada tingkat industri dengan mempromosikan penggunaan standar dan konsorsium industri, dan dengan membuat bisnis dapat bekerja lebih efisien dengan mitra nilainya.

5.      Sinergi, Kompetensi Inti, dan Jaringan Berbasis Strategi

Sebuah perusahaan besar biasanya merupakan kumpulan bisnis. Seringkali, perusahaan adalah diselenggarakan secara finansial sebagai kumpulan unit bisnis strategis dan kembali ke perusahaan secara langsung terkait dengan kinerja semua bisnis strategis unit. Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja keseluruhan ini unit bisnis dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti.

  

a.       Sinergi

Sinergi sendiri memiliki artian gabungan dari beberapa aspek pekerjaan yang apabila dilakukan dengan bersamaan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi biaya yang ada. Kaitannya dengan menciptakan sinergi dengan sistem informasi dan teknologi akan berdampak baik bagi produksivitas perusahaan dan efisiensi biaya.

b.      Peningkatan Kompetensi Inti

Kompetensi Inti pada dasarnya secara tak langsung haus dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan dalam meningktakan kualitas organisasi dan nilai perusahaan. Kaitannya agar dapat menyaingi pasar dunia yang sedang genjar berkembang, sehingga suatu organisasi atau perusahaan perlu meningkatkan kompetensi inti, yakni keterampilan organisasi, memanfaatkan teknologi.

c.       Jaringan berbasis Strategi

Jaringan internet sangat luas dan sangat banyak manfaatnya apabila organisasi mampu memanfaatkan dengan baik. Terdapat beberapa macam jenis pemanfaatan jaringan berbasis strategi antara lain;

ü  Network economy / jaringan ekonomi

ü  Virtual company model/ model perusahaan virtual

ü  Business Ecosystems: Keystone and Niche Firms. / ekosistem bisnis : ekosistem model strategis.

D.    Tantangan Sistem Informasi Strategi dan Penanganannya

            Sistem informasi dan teknologi memberikan tantangan tersendiri bagi organisasi  untuk terus menerus berkembang dan meningkatkan sistem informasi teknolgi yang strategis agar mampu bersaing di kancah global. Contohnya, perlunya inovasi produk, pelayanan, dan prosedur operasinya, mendorong organisasi menuju pola perilaku baru dalam meningkatkan nilai perusahaan. Berhasil menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif merupakan hal yang menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi, dan manajemen. Namun, tidak semua sistem informasi strategis itu dapat  menguntungkan, dan bisa jadi sangat mahal untuk dibangun. Banyak sistem informasi strategis yang dengan mudah dapat ditiru perusahaan lain sehingga keunggulan strategis tidak selalu dapat dipertahankan. Dalam hal ini, analisis sistem strategis diperlukan dan sangat membantu perusahaan. Beberapa manfaat tantangan sistem informasi dan teknologi ;

ü  Mendukung Keunggulan Kompetitif

ü  Memadukan IT dengan tujuan bisnis ,

contoh :Management Checklist : Performing Strategic System Analysis / pengelolaan daftar :pembentukan strategi sistem analisis.

ü  Pengelolaan strategi transisi.