Komunikasi dalam Perilaku Organisasi

Komunikasi

1. Definisi Komunikasi

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan atau informasi yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain dalam bentuk verbal atau lisan,yakni secara langsung atau nonverbal, yakni melalui perantara atau media.

Pada dasarnya komunikasi merupakan hal utama dalam kehidupan khususnya dalam  kehidupan sosial. Kenyataannya 70% dari kehidupan seseorang adalah berkomunikasi, yang terdiri dari membaca, menulis, mendengarkan, menonton, dlsb.  Tak bisa dibayangkan bagaimana sesorang kana menjalani hidupnya tanpa berkomunikasi. Akan tetapi terdapat hal yang paling penting dari adanya komunikasi yakni penyampaian pesan,informasi ataupun makna yang ingin disampaikan dari komunikator (pemberi informasi /pesan) kepada komunikan (penerima pesan). Sehingga untuk mencapai penyampaian informasi yang sesuai perlunya alat sebagai jembatan penyampaian informasi yang tak lain adalah bahasa.

Kebanyakan kesuksesan seseorang di kehidupannya dilalui dengan adanya komunikasi yang baik dengan orang lain. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang ditandai dengan sampainya informasi kepada penerima informasi.  Komunikasi yang sempurna terjadi apabila penyampain informasi yang dilakukan komunikator kepada komunikan sesuai atau sama persi s dengan dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Fungsi  Komunikasi

Dalam sebuah kelompok ataupun organisasi pasti terjalin adanya komunikasi. Komunikasi dalam organisasi atau kelompok memiliki empat funsi utama yakni control, motivativation, emotional expression, dan information.

1.       Control atau kontrol

Merupakan fungsi komunikasi yakni sebagai  alat kontrol untuk mengetahui  sejauh mana seseorang berjalan atau melaksakan tanggung jawabnya apakah telah sesuai dengan tauran atau tidak. Biasanya kontrol terjadi menyesuaikan dengan aturan yang ada. Sehingga, sifatanya memaksa atau force apabila terjadi penyimpangan langsung berefek pada pembaerian punish yang sesuai. Begitupula sebaliknya adanya reward.

2.       Motivation atau memotivasi

Komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi  kepada orang lain ataupun diri. Hal ini dilakuakn dengan cara yang lebih lembut dari pada kontrol yang bersifat memaksa  atau force yakni dengan meyadarkan kepada nurani seseorang.

3.       Emotional expression atau ekspresi emosional.

Komunikasi merupakan media untuk berekspresi, penyalurkan ekspresi. Dalam berkomunikasi kita juga perlu adanya pendengar untuk menyampaikan ekspresi apa yang kita rasakan rasakan. Dan tak jarang pula adanya reaksi atas ekspresi yang telah dismpaikan dalam bentuk tanggapan berupa nasehat, ataupun tanggapan yang lainnya. Dan hal itu terjadi secara alami karena pada dasarnnya manusia memiliki kebutuhan sosial.

4.       Information  atau Informasi

Informasi yang  tak lain adalah fungsi utama dari adanya komunikasi  terjadi, yang mempengaruhi adanya pengambilan keputusan seseorang (individu) ataupun kelompok. 

Jadi komunikasi adalah proses yang memiliki tujuan untuk pengambilan keputusan yang bertujuan memberikan informasi  dari sumber kepada penerima yang akhirnya melahirakan adanya feedback atau umpan balik.

Sehingga, proses komunikasi terjadi sebagai berikut :               

(dikutip dari : Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge-organizanitional Behavior – Prentice Hall, 2012)

2. Proses Komunikasi

Sebelum komunikasi bermanfaat dalam menyampaikan informasi ataupun maksud, terdapat beberapa komponen yang mempengaruhi proses komunikasi.

 Proses komunikasi terjadi terdiri dari beberapa komponen antara lain sebagai berikut :

ü  Sender (Pengirim)

Merupakan subjek atau seseorang yang memiliki kebtuhan untuk membeikan informasi / pesan / berita yang akan dikomunikasiakan dengan orang lain.

ü  Endcoding (Pengkodean)

Merupakan proses pengiriman kode informasi yang disampaikan dalam bentuk isyarat ataupun simbol.

ü  Messages (Pesan)

Merupakan maksud yang ingin disampaikan, dan dapat dimengerti dengan  indra penerima. Biasanya dalam bentuk lisan ketika berbicara.

ü  Channel (Saluran)

merupakan media penyaluran pesan, seperti udara untuk berbicara, ruang chat dalam sosmed, dlsb.

ü  Receiver (Penerima)

Subjek yang menerima informasi, menafsirkan informasi yang diterima.

ü  Decoding (Penafsiran)

Proses penafsiran atau menerjemahkan maksud dari informasi yang telah diterima untuk menjadi informasi yang berarti baginya. Komunikasi akan semakin efektif apabila penerima mampu menafsirkan  informasi sesuai dengan maksud pengirim.

ü  Noise (Gangguan)

Merupakan faktor – faktor yang dapat mempengaruhi kelancaran komunikasi. Dalam memberikan  informasi ataupun menerima informasi. Dan hal ini dapat berasal dari eksternal maupun internal.

ü  Feedback (umpan balik)

Adalah tanggapan dari penerima terhadap informasi yang terlah diterima, dengan memberikan respon terhadap informasi yang diterima.

3. Arah Proses Komunikasi

 Komunikasi dapat terjadi dalam berbagai arah, antara lain sebagai berikut :

ü  Downward Communication ( komunikasi ke bawah)

Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam sebuah kelompok / organisasi ke tingkat yang lebih rendah. Komunikasi semacam ini biasanya terjadi secara hierarki dalam sebuah organisasi perusahaan seperti pemimpin  kepada karyawan. Dalam aliran komunikasi ini terdapat kebaikan dan keburukannya. Kebaikannya adalah para pemimpin yang memiliki kewenangan dengan mudah mengatur para karwayannya dalam mencapai tujuan organisasi dan mengontrol organisasi. Akan tetapi keburukannya adalah komunikasi yang terjalin tidak berjalan dengan efektif karena komunikasi yang berjalan hanya komunikasi satu arah yakni, dari atasan ke bawahan tanpa ada umpan balik atau feedback yang diperbolehkan.

ü  Upward Communication (komunikasi ke atas)

Kebalikan dari Downward Communication, Komunikasi yang mengalir ke tingkat lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi.  Positifnya komunikasi ini mempermudah karyawan untuk memberikan feedbak dan memberikan ide – ide untuk kemajuan organisasi, akan tetapi negatifnya adalah pemimipin atau manager akan sulit mengontrol jalannya tujuan organisasi dan akan mengganggu.

ü  Lateral Communication (komunikasi lateral)

Komunikasi yang terjadi dalam seuah kelompok kerja yang sama, pada tingkatan yang sama, atau horizontal. Kelebihannya adalah komunikasi yang efektif dalam mencapai sebuah tujuan tertentu. Buruknya adalah menghilangnya tanggung jawab yang sesungguhnya lebih mengutamakan pada tujuan adanya komunikasi lateral.

Komunikasi Interpersonal / per individu

Setiap orang memiliki kharateristik yang berbeda dalam berkomunikasi di depan umum. Lalu bagaimana cara yang digunakan untuk berkomomunkasi dengan individu maupun sejumlah orang  dalam sebuah organisasi atau kelompok.  Terdapat beberapa cara yang digunakan individu untuk berkomunikasi dengan individu ataupun sejumlah orang dalam sebuah kelompok atau organisasi  antara lain sebagai berikut.

1.       Oral Communication / Lisan

Salah satu cara yang digunakan dalam berkomunikasi yang ditujukan kepada individu, sejumlah orang dalam organisasi atau kelompok adalah dengan cara lisan seperti berpidato resmi, diskusi, ataupun tatap muka. Keuntungannya adalah memepermudah transfer informasi kepada khalayak umum dalam menyampaikan informasi secara efektif. Selain itu, dengan mudah akan mendapatkan respon. Kelemahannya adalah penyamapain informasi  kepada banyak orang yang memiliki penerimaan yang berbeda - beda.

2.       Written Communication

Komunikasi yang dilakukan secara tertulis seperti memo, surat, fax, e-mail, pesan singkat, dan buletin. Komunikasi seperti ini biasanya dilakukan apabila terdapat informasi yang perlu pertimbangan yang cukup panjang dalam pengambilan keputusan atau sifatnya sangat penting yang memerlukan kegiatan berpikir menyeluruh. Sehingga dalam komunikasi seperti ini memungkinkan untuk komunikasi yang yang baik logis, dan jelas. Kelebihannya bisa disampaikan secra menyeluruh ataupun langsung tertuju pada penerima.  Kurangnya adalah kurangnya komunikasi yang baik memungkinkan hanya terjadi komunikasi searah tanpa feedback seperti buletin. Jikalau email memungkinkan pula informasi yang dikirimkan tidak terkirim kepada penerima yang dituju.

3.       Nonverbal Communication

Nonverbal communication, komunikasi yang terjadi secara lisan maupun tidak yang terjadi secara tersirat. Komunikasi  yang terjadi meliputi gerakan tubuh,  intonasi kata , ekspresi wajah, jarak fisik dlsb, atara pengirim informasi dengan penerima informasi.

Terdapat dua hal penting yang perlu diketahui dalam berbahasa tubuh yakni;

·         Pertama,sejauh mana kita menyukai suatu hal  ataupun yang menarik.

·         Kedua, status pengirim kepada penerima.

Dalam berkomunikasi Nonverbal perlunya ke hati – hatian dalam menafsirkan pesan ataupun informasi yang diterima melalui komponen – komponen komunikasi nonverbal. Dengan mencari isyarat nonverbal dan arti harfiah dari kata –kata pengirim pesan serta harus menyadari kontradiksi diantara pesan tersebut.

4. Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi terdapat dua bentuk komunikasi yakni Formal Network (Jaringan Formal )- Jaringan Formal Kecil, Grapevine dan Inovasi Teknologi dan Komunikasi.

ü  Jaringan Formal Kecil

Pada dasaranya dalam organisasi jaringan formal begitu luas dan terdapat puluhan ribu bentuk jaringan yang terbentuk. Yang paling penting adalah mengethaui jaringan formal inti awal terbetuk yakni janringan formal kecil. Yang terdiri dari tiga bentuk yakni :

 1.  Jaringan Komunikasi Roda (wheel network) : Komunikasi  yang mengalir dari satu sumber ke anggota sentral yang lain secara searah tiap satu.

2.  Jaringan Komunikasi Rantai ( Chain Wheel ) : komunikasi terjalin antar anggota untuk menyebarkan informasi secara bernatai.

3. Jaringan Komunikasi All Channel atau semua saluran : Komunikasi yang terjalin secara menyeluruh bebas. Komunikasi  yang terjadi sangat bebas, sehingga terjadi timbal balik yang bebas.

ü  Grapevine / Komunikasi Selentingan atau Informal

Merupakan komunikasi Informal yang terjadi apabila komunkasi secara formal tidak mencukupi atau memerlukan adanya komunikasi yang lebih lanjut hal ini hanya berlaku pada satu orang saja. Untuk kelanjutanya disebar luaskan dengan desas- desus ataupun rumor  dari mulut ke mulut. Jenis  Rumor yang terjad dalam Grapevine ini  ada dua jenis yakni, spontan dan terencana. Rumor Spontan tersebar  ketika penerima dalam keadaan stress atau dalam lingkungan yang tidak dapat dipercaya. Sedangkan Rumor terencana terjadi dlaam lingkungan yang kompetitif. Rumor sendiri teridiri dari rantai gosip dan rantai tandan. Rantai gosip terbentuk saat satu orang menyebarkan pesan ke orang banyak. Tiap orang ini, selanjutnya, merahasiakan informasi tersebut atau menyampaikan ke orang lain lagi. Rantai gosip cenderung melibatkan informasi pribadi. Tipe rumor lain yang umum adalah rantai tandan, dimana satu orang menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu terpilih. Beberapa dari penerima informasi selanjutnya menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu lain berikutnya; sisanya menyimpan informasi untuk diri sendiri.

Positifnya dari Grapevine adalah komunikasi secrainformal ini memberikan informasi ayang akurat dan cepat oleh karean aitu perlunya manager ataupun yang berkewenangan memanfaatkan hal ini dengan  baik.  Akan tetapi pada kenyataanya rumor selalu dikaitkan dengan hal yang negatif oleh karena itu terdapat beberapa saran yang memungkinkan.

Saran untuk meminimalkan kesan negatif dari rumor:

·         Mengumumkan daftar waktu untuk membuat keputusan-keputusan penting

·         Menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia.

·          Menekankan aspek negatif, begitu juga aspek positif, dari keputusan-keputusan dan rencana masa depan terbaru

·         Secara terbuka, mendiskusikan kemungkinan-kemungkinan terburuk.

·         Menciptakan jalur-jalur komunikasi terbuka dan merespon informasi tidak akurat secara tegas manajer bisa meminimalisasi kerusakan yang bisa ditimbulkan rumor.

ü  Inovasi Teknologi komunikasi

·         E-mail : media pesan elektronik melalui internet sebagai media untuk mengirim pesan dan dokumen.

·          Instant Messaging and Text Messaging : menggunakan media elektronik sama seperti e-mail.

·          Social Networking : kegiatan menjalin hubungan dengan orang lain melalui social media sites / situs jejaring sosial yang ada di internet.

·         Blog: merupakan singkatan dari web log adalah bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-tulisan (yang dimuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum.

·         Video conferencing: memudahkan karyawan meeting dengan siapapun yang berada di tempat berbeda.

ü  Mengatur Informasi

Kemampuan sesorang dalam mengatur informasi yang masuk dengan kesadaran akan tanggung jawabnya. Dalam mengatur informsi tak akan pernah lepas dengan dua hal ini, yakni terlalu banyaknya informasi yang masuk, dan ancaman akan keamanan informasi.

6. Pilihan Saluran

Terdapat beberapa saluran yang dapat digunakan sebagai opsi dalam berkomunikasi. Antara lain terlihat dalam bagan.

Beberapa saluran yang berbeda kapasitas dalam menyampaikan berbagai  informasi yang didapat:

·         Menangani beberapa isyarat secara bersamaan

·         Memfasilitasi umpan balik yang cepat

·         Menjadi sangat pribadi         

Percakapan langsung memiliki skor tertinggi dalam saluran karena mengirimkan informasi terbesar per episode komunikasi — beberapa isyarat informasi (kata-kata, postur, ekspresi wajah, gerak tubuh, intonasi), umpan balik langsung (baik verbal dan nonverbal), dan sentuhan pribadi menjadi ada. Media tertulis impersonal seperti laporan formal dan buletin dilaporkan memiliki skor terendah dalam saluran komunikasi.

Pesan rutin cenderung lurus ke depan dan memiliki ambiguitas yang minim; saluran komunikasi terendah dapat membawa mereka secara efisien. Komunikasi non rutin cenderung rumit dan memiliki potensi untuk terjadi salah pengertian.

Aturan berikut dapat membantu untuk mengurangi salah tafsir ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda:

·         Asumsikan perbedaan sampai kesamaan terbukti

·         Tekankan deskripsi bukan interpretasi atau evaluasi

·         Praktek emphaty

·         Perlakukan interpretasi Anda sebagai hipotesis kerja

Pemrosesan otomatis membutuhkan sedikit waktu dan usaha yang rendah, sehingga masuk akal untuk menggunakannya untuk memproses pesan persuasif yang terkait dengan topik Anda tidak peduli seberapa banyak topiknya. Kerugiannya adalah bahwa hal itu memungkinkan kita mudah tertipu oleh berbagai trik, seperti jingle lucu atau foto glamor.

Pengolahan terkendali adalah suatu pertimbangan rinci bukti dan informasi mengandalkan fakta, angka, dan logika. Pengolahan terkendali membutuhkan usaha dan energi, tapi lebih sulit untuk menipu seseorang yang telah meluangkan waktu dan usaha untuk terlibat di dalamnya. Ada beberapa aturan praktis untuk menentukan jenis pengolahan apa yang akan digunakan penonton :

1.      Tingkat bunga. Tingkat bunga mencerminkan keputusan yang akan berdampak pada kehidupan Anda. Ketika orang-orang yang sangat tertarik dengan hasil keputusan, mereka lebih cenderung untuk memproses informasi dengan hati-hati.

2.      Sebelum pengetahuan. Orang-orang yang sangat baik dalam menerima informasi tentang suatu subyek juga lebih mungkin untuk menggunakan strategi pengolahan terkendali. Mereka telah memikirkan berbagai argumen untuk atau terhadap resiko suatu aksi tertentu, dan karena itu mereka tidak akan mudah mengubah posisi mereka kecuali sangat baik, alasan bijaksana disediakan.

3.      Kepribadian. Membutuhkan kognisi yang tinggi adalah sifat kepribadian individu yang paling mungkin untuk diyakinkan oleh bukti dan fakta-fakta. Mereka yang membutuhkan kognisi lebih rendah cenderung untuk menggunakan strategi pengolahan otomatis, mengandalkan intuisi dan emosi untuk memandu evaluasi pesan persuasive mereka.

4.      Karakteristik Pesan. Pesan disediakan melalui saluran komunikasi yang relatif ramping, dengan sedikit kesempatan bagi pengguna untuk berinteraksi dengan isi pesan, cenderung mendorong pemrosesan otomatis. Sebaliknya, pesan yang diberikan melalui saluran komunikasi yang lebih kaya, seperti artikel majalah lama, cenderung mendorong proses yang lebih deliberatif.

Halangan Terhadap Komunikasi Yang Efektif

Beberapa halangan dapat memperlambat dan mengubah komunikasi menjadi tidak efektif, diantaranya yaitu:

1.      Penyaringan

Dalam proses menyaring informasi ini, pengirim pesan dengan sengaja menyaring dan menyeleksi informasi sehingga penerima hanya menerima pesan yang baik dan bagus saja. Sebagai contoh: Seorang manajer yang melaporkan informasi kepada bosnya berupa informasi yang baik-baik saja merupakan bentuk penyaringan informasi, karena tidak semua informasi yang disampaikan.

2.      Persepsi Penyeleksian

Persepsi penyeleksian menyebabkan seseorang melakukan komunikasi berdasarkan apa yang menjadi kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi orang tersebut. Sebagai contoh: seorang pewawancara yang mengharapkan karyawan wanita untuk melamar akan lebih cenderung positif dan antusias saat ada pelamar kerja wanita dibandingkan pelamar kerja pria.

3.      Kelebihan Informasi

Setiap individu punya kapasitas terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang diterima melebih kapasitas kita dalam menerima, maka terjadilah kelebihan informasi. Sebagai contoh: seorang karyawan yang menerima informasi terlalu banyak dari bosnya akan menyebabkan karyawan tersebut menjadi stress dan terbeban dengan banyak informasi yang diperoleh, sehingga menghambat feedback dari karyawan tersebut.

4.      Emosi

Seseorang dapat menterjemahkan pesan yang sama dengan berbeda saat pesan tersebut disampaikan dalam kondisi marah dan kondisi bahagia. Sebagai contoh: seorang anak yang dinasehati orang tuanya dengan kasih sayang dan penuh canda akan memiliki respon yang berbeda dengan anak yang dinasehati orang tuanya dengan penuh amarah dan bentakan.

5.      Bahasa

Kata-kata yang sama bisa memiliki arti yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Bahkan dalam bahasa yang sama pun, setiap orang bisa memiliki pengertian yang berbeda satu sama lain. Usia dan konteks kejadian menjadi 2 faktor yang berpengaruh besar terhadap perbedaan tersebut. Contoh: dalam bahasa Medan, tulang berarti paman, sedangkan dalam bahasa Indonesia tulang artinya tulang.

6.      Hening/Bungkam

Mudah bagi seseorang untuk memilih diam dan tidak berkomunikasi, karena adanya alasan kurangnya informasi yang diterima. Diam/bungkam dan menyembunyikan informasi merupakan hal yang umum dan juga merupakan masalah. Penelitian menunjukkan setiap karyawan setidaknya akan bungkam/diam mengenai suatu urusan/persoalan yang signifikan. Hal ini menyebabkan adanya halangan bagi manajer untuk berkomunikasi dan mengetahui mengenai informasi tentang masalah apa yang terjadi, baik secara operasonal maupun faktor psikologi orang tersebut.

7.      Ketakutan/Kekhawatiran dalam Komunikasi

Banyak orang yang memiliki ketakutan/kekhawatiran dalam proses komunikasi langsung. Sebagian besar orang mengalami kesulitan saat berkomunikasi tatap muka secara langsung, sehingga banyak orang yang mengandalkan media/sarana untuk berkomunikasi seperti catatan atau telpon. Hal ini menjadi halangan dalam proses komunikasi yang efektif karena adanya faktor eksternal yang dapat menyebabkan tidak tersampaikannya pesan. 

8.      Berbohong/Menipu

Halangan komunikasi yang efektif terakhir ialah berbohong. Saat seseorang berbohong maka pesan yang sesungguhnya tidak tersampaikan dengan baik sehingga antara penerima maupun pengirim pesan tidak memiliki informasi yang sama. Mengenai berbohong dalam proses komunikasi merupakan hal yang berbahaya karena tidak semua orang dapat mendeteksi apakah pesan yang disampaikan merupakan informasi yang benar atau kebohongan.

Implikasi Global

Faktor perbedaan budaya menciptakan potensi adanya masalah dalam komunikasi. Beberapa dampak implikasi global dalam proses komunikasi:

ü  Hambatan Budaya

Ada beberapa masalah  yang berkaitan dengan kesulitan bahasa dalam komunikasi lintas budaya. Pertama adalah hambatan yang disebabkan oleh semantik (makna dari kata). Kata-kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda, terutama orang-orang dari budaya nasional yang berbeda. Kedua adalah hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata. Kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Ketiga adalah hambatan yang disebabkan oleh nada yang berbeda. Dalam beberapa budaya, bahasa sangat formal dalam berkomunikasi, tetapi dalam budaya yang lain ada beberapa nada yang dapat merubah konteks bahasa yang kita ucapkan. Keempat adalah perbedaan yang berada dalam toleransi konflik dan metode untuk menyelesaikan konflik. Konflik langsung akan membuat sumber perbedaan pendapat mereka terang-terangan. 

ü  Konteks Budaya

Budaya cenderung berbeda dalam mempengaruhi makna individu dan proses komunikasi.
Dalam high-context cultures (Asia), orang sangat bergantung pada gaya non-verbal dan isyarat halus dalam berkomunikasi. Dalam low-context cultures (Eropa dan Amerika Selatan) umumnya bergantung pada berbicara dan menulis untuk menyampaikan makna.